Criar uma árvore genealógica (keizu, 系図) das pessoas registradas nos koseki (戸籍, registros familiares) e nos joseki-bo (除籍簿, registros familiares baixados) é muito fácil e não exige nenhum conhecimento especializado. Qualquer pessoa pode fazê-lo por conta própria.

Se tiver dúvidas, basta consultar este site e os sites que aparecem em uma pesquisa na internet.

1. Confirme o seu próprio domicílio registrado (honsekichi, 本籍地). Se você não souber qual é o seu domicílio registrado, ele consta na sua certidão de residência (jūminhyō, 住民票), que você pode obter.

2. Prepare um documento de identificação e um carimbo pessoal e vá diretamente à prefeitura da cidade ou do distrito, ou da vila, do domicílio registrado. Ou pesquise “nome do município + koseki + correio” e, na página do site do município, baixe o formulário de solicitação de koseki por correspondência.

No formulário, preencha o domicílio registrado e o nome do chefe do registro (hittōsha, 筆頭者) do seu próprio koseki, o seu endereço, o seu nome e os seus dados de contato, o domicílio registrado e o chefe do registro do koseki de que você precisa e os nomes das pessoas de que precisa: “todas as linhas de ascendentes diretos”; a relação com as pessoas registradas no koseki: avós, neto e assim por diante, conforme o caso; e o tipo e a quantidade de certidões: uma cópia integral (tōhon, 謄本, e não um extrato, shōhon, 抄本) do koseki e do joseki-bo, “uma de cada”; e a finalidade e o destino: “para criar uma árvore genealógica”. Se quiser cópias separadas, uma para levar consigo e outra para guardar, você pode pedir duas de cada, por exemplo.

Em uma solicitação por correio, anexe, além do formulário, uma cópia do seu documento de identificação, um envelope de retorno com o seu endereço e com selo já colado (kakugata 2-gō, ou seja, tamanho A4) e um vale postal (koseki: 450 ienes por cópia; joseki-bo: 750 ienes por cópia). O vale postal pode ser comprado em uma agência dos correios. No entanto, como você não sabe quantos tipos de koseki e de joseki-bo o município possui, é melhor incluir um valor generoso ou escrever no formulário ou em uma folha de recado: “Enviaremos o pagamento adicional assim que a taxa for definida; por favor, telefone para nós.”

Veja abaixo um exemplo de preenchimento. O formato do formulário varia de município para município, mas os itens a preencher são os mesmos.

3. Se, no passo 2, você descobrir que a família se transferiu de outro lugar (tenseki, 転籍), solicite o joseki-bo ao município de onde ela se transferiu.

Em princípio, o procedimento é o mesmo do passo 2, mas os pontos principais são levar ou anexar uma cópia daquelas cópias de koseki e de joseki-bo que você já obteve e que se relacionam com o município de origem, junto com uma árvore genealógica simples escrita à mão, e, mesmo que o nome do município ou o nome do distrito e o número do lote tenham mudado por causa de fusões ou outros motivos, escrever no formulário exatamente como consta no joseki-bo.

Se você não conseguir ler a caligrafia, pode marcar o trecho com um marcador de texto ou usar “?”, como em “Sato ?ro”, para que os funcionários do setor de koseki entendam.

Quanto aos termos de parentesco (zokugara, 続柄): quando a pergunta for “qual é a relação da pessoa registrada no koseki, vista a partir de quem solicita?”, para as gerações anteriores aos trisavós (kōsofubo, 高祖父母, a 4ª geração, contando os pais de quem solicita como a 1ª), escreva avós da 5ª geração (5世祖父母), avós da 6ª geração (6世祖父母) e assim por diante. Quando a pergunta for “qual é a relação de quem solicita, vista a partir da pessoa registrada no koseki?”, para as gerações abaixo dos tataranetos (genson, 玄孫, a 5ª geração), existem também termos como raison (来孫), konson (昆孫), jōson (仍孫) e unson (雲孫), mas é mais fácil de entender se você escrever descendente da 6ª geração (6世孫), descendente da 7ª geração (7世孫) e assim por diante.

4. Repita o passo 3 até que lhe digam que não há mais joseki-bo.

5. Transcreva para a árvore genealógica os nomes, as relações de parentesco, as datas de nascimento, as datas de falecimento e outros dados registrados nos koseki e nos joseki-bo. Esta também é uma tarefa realmente fácil, que qualquer pessoa pode fazer. Se você não conseguir ler a caligrafia, é uma boa ideia pedir ajuda a familiares, amigos, conhecidos, funcionários do município e assim por diante. Além disso, se você usar os serviços do nosso instituto, criaremos gratuitamente uma árvore genealógica que abrange o que for possível determinar a partir dos koseki e dos joseki-bo.

* Termos de parentesco raros, como en-jo (縁女), são registrados de vez em quando, mas você pode descobrir o significado imediatamente com uma pesquisa na internet.

Sobre software para criar uma árvore genealógica